Aanmelden praktijkprobleem
Ben jij zorgprofessional van het Erasmus MC en heb jij een praktijkprobleem? Dan kun je dit melden bij Create4Care: stuur een email naar create4care@erasmusmc.nl of loop langs bij onze studio (CA-207). De volgende stap is dat medewerkers van Create4Care naar de afdeling komen om het probleem in de gebruikerscontext in kaart te brengen. Bij dit intakegesprek gaan we na hoe vaak het probleem zich voordoet, wat de gevolgen zijn en of de afdeling zelf al aan mogelijke oplossingen gedacht heeft. Het is belangrijk dat de manager en andere collega’s op de afdeling op de hoogte zijn, want dat is goed voor het draagvlak.
Vooronderzoek bestaande oplossingen
Nadat het intakegesprek heeft plaatsgevonden, is het van belang om te inventariseren of er al een product op de markt is dat het probleem kan oplossen. Een zorgprofessional zoekt zelf op internet naar commerciële producten. Hierbij kan hij of zij hulp vragen aan een medisch technicus van de afdeling. Mocht er geen oplossing te vinden zijn, dan voert de inkoopadviseur van Create4Care een marktoriëntatie uit en houdt daarbij rekening met de essentiële eisen waaraan het product moet voldoen. Onze inkoopadviseur benadert verschillende leveranciers die wellicht een passend product in hun catalogus hebben. Als het om een probleem met een specifiek hulpmiddel gaat, benadert onze inkoopadviseur de fabrikant en vraagt of het probleem bekend is en of de fabrikant in een oplossing kan voorzien.
Als Create4Care een oplossing ontwikkelt
Mochten er geen producten zijn die aan de essentiële eisen voldoen, dan rechtvaardigen en onderbouwen we als Create4Care dat wij zelf een oplossing mogen ontwikkelen. Voor deze rechtvaardigheidsverklaring is de bewijsvoering en communicatie met de leverancier en/of fabrikant nodig. Na de marktoriëntatie bepalen we of de innovatie een medisch hulpmiddel is of niet. Dit doen we met de CE-tool (CE Tool | Wat geldt voor mij?). Deze besluitvorming is van belang om de juiste procedure te volgen voor het in-huis ontwikkelen en vervaardigen van hulpmiddelen. Procedures voor medische hulpmiddelen zijn namelijk uitgebreider en ingewikkelder dan procedures voor niet-medische hulpmiddelen.
Ontwerpfase
In de ontwerpfase stelt wordt een Programma van Eisen (PvE) opgesteld waaraan de innovatie moet voldoen. Daarbij onderbouwen we waarom de eisen (en wensen) van belang zijn. Ook inventariseren we de risico’s die kunnen ontstaan bij het gebruik van de innovatie in de praktijk. Create4Care brengt deze risico’s in kaart samen met de zorgprofessional die het praktijkprobleem heeft aangemeld: de probleemeigenaar. In de ontwerpfase maken we keuzes, bijvoorbeeld over het materiaal, de grootte van het hulpmiddel en de vervaardigingsmethode. Daarnaast maken we een eerste inschatting van de kosten.
Testfase
In de testfase voert Create4Care een klinische evaluatie uit. Hierbij testen we de innovatie in de praktijk. Voordat we deze test uitvoeren, moeten de nodige deskundigen zich over de innovatie hebben uitgesproken, bijvoorbeeld de Unit Infectie Preventie, Deskundigen Steriele Medische Hulpmiddelen, medische technologie, laserveiligheidscommissie et cetera. Daarnaast schrijven we een werkinstructie over het gebruik van de innovatie. Deze werkinstructie komt beschikbaar op het kwaliteitsmanagementsysteem van het Erasmus MC. Er wordt vervolgens een testplan opgesteld op basis van de eisen uit het PvE en de risico’s uit de risicoanalyse. In het testplan kijken we hoe de innovatie per belangrijke eis in de praktijk getoetst kan worden. Op basis van dit testplan maken we een feedbackformulier. De probleemeigenaar is verantwoordelijk voor het organiseren van de testfase op de afdeling en zorgt ervoor dat er feedback wordt verzameld.
Evaluatierapport
Op basis van de verzamelde feedback maakt Create4Care een evaluatierapport. Hierin beschrijven we de ervaringen van de eindgebruikers met de innovatie, zodat die in één overzicht te zien zijn. We bespreken dit evaluatierapport met de probleemeigenaar en eventueel met een manager van de afdeling. Daarna wordt er besproken hoeveel stuks de afdeling van de innovatie wil aanschaffen. Ten slotte wordt de innovatie geïmplementeerd op de afdeling, zie Design Thinking.
Post-Market surveillance
In deze fase is de innovatie op de afdeling in gebruik. De verantwoordelijkheid ligt dan bij de afdeling en niet meer bij Create4Care. Bij de ingebruikname maken we afspraken met de afdeling over het melden van klachten en/of kapotte hulpmiddelen. Binnen een jaar wordt er een post-market surveillance uitgevoerd. We beoordelen dan of het hulpmiddel na een jaar nog steeds naar behoren werkt en kijken naar de technische veiligheid. Hoe vaak zo’n post-market surveillance wordt uitgevoerd, ligt aan de levensduur van de innovatie.